Att flytta ett kontor innebär mer än att packa kartonger och transportera möbler. Med noggrann planering kan flytten ske utan onödiga driftstopp, kostnader eller stress. Nedan följer en komplett checklista med viktiga steg inför, under och efter kontorsflytten.
Planering och ansvar
- Utse en flyttansvarig som koordinerar hela processen.
- Planera tidsramar för flytten, inklusive etapper och deadlines.
- Informera alla anställda i god tid om flyttdatum, packning och arbetsrutiner.
- Kontakta fastighetsägaren för att beställa flyttbesiktning.
- Vid behov, involvera arkitekt, projektledare eller annan entreprenör.
Packning och märkning
- Märk kartonger tydligt efter kategori, exempelvis anställds namn, pärmar, köksredskap eller IT-utrustning.
- Använd stabila flyttkartonger och skyddsmaterial för elektronik och ömtåliga föremål.
- Separera känslig information och dokument som behöver säker förvaring under transporten.
- Packa i logisk ordning för att underlätta uppackning och installation i nya lokaler.
Tele, IT och datanätverk
- Säga upp eller omförhandla befintliga abonnemang.
- Kontrollera att försäkringen täcker IT-utrustning och data under flytten.
- Planera hur IT-system och nätverk ska fungera i de nya lokalerna.
- Beställ nya telefonlinjer och se över nätverkslösningar – fast eller trådlöst.
- Märk kablar, servrar och annan utrustning för snabb och korrekt återinstallation.
Försäkring och avtal
- Se över el-, internet- och andra avtal som behöver uppdateras.
- Kontrollera att försäkringar gäller under transporten och i nya lokaler.
- Uppfyll eventuella krav från myndigheter eller försäkringsbolag.
- Köp nya möbler i god tid, och planera för alla ytor: reception, konferensrum, vilorum, kök, arbetsplatser, server- och kopieringsrum samt ev. relaxavdelning eller uteplats.
Möblering och lokalplanering
- Skapa en detaljerad ritning över möblering i nya lokaler.
- Ta hänsyn till ergonomi, ljusinsläpp och trafikflöden för personal och besökare.
- Kopiera ritningen och lämna en kopia till flyttfirman eller ansvarig.
- Planera in förvaring och gemensamma utrymmen på ett strukturerat sätt.
Säkerhet och larmsystem
- Kontrollera att lås och larm uppfyller försäkringsbolagets krav.
- Överväg att anlita säkerhetskonsult för rådgivning vid behov.
- Planera eventuell uppdatering av passerkort, nycklar eller säkerhetsrutiner.
Adress och posthantering
- Informera alla anställda och externa kontakter om nya adressen.
- Genomför adressändring hos Postnord och andra relevanta tjänster.
- Uppdatera posthanteringsavtal och se till att viktig post vidarebefordras korrekt.
Övriga praktiska punkter
- Kontakta tryckeri/reklambyrå för att uppdatera visitkort, brevpapper och skyltar.
- Planera transport och logistik: kontrollera lastkapacitet, lastbil och tidsplan.
- Avsluta gamla hyresavtal och se till att lokalerna lämnas i korrekt skick.
- Gör en uppföljning efter flytten: kontrollera inventarier, IT-funktioner och medarbetares arbetsplatser.